PROSES ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

PENGERTIAN DAN PROSES ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

A. Pengertian Tata Usaha

Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” , masing – masing memiliki pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan “usaha” adalah  energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud /tujuan. Jadi menurut arti kata tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Dalam kamus bahasa Indonesia : Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) diperusahaan, Negara dan sebagainya, sedangkan pinata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Ada juga yang menyebutkan bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

B. Pengertian Tata Usaha Sekolah

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

C. Pengertian Administrasi Tata Usaha

Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:

1.      Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2.      Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.

3.      Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.

Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.                                

The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”.
Dalam buku dasar-dasar administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang di perlukan oleh organisasi

Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

·         Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

·         Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

·         Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.

A.    Proses Adm Ketatausahaan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:

·         Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering

·         Siapkan peralatan untuk mencatat pesan.

·         Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon tersambung

·         Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan

·         Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan identitasnya

·         Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon

·         Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan

·         Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor

·         Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat

Pengelolaan surat

a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara

b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.

c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan kepala surat

d.Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal

e.Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll

f. Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang di perlukan oleh setiap pejabat.

g. Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah surat, pengolah surat.

Pengelolaan arsip

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip, Pemeliharaan arsip

B.     Tata Ruang Kantor atau Sekolah

1.      Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor.

2. Tujuan tata ruang kantor

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan.Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

4.      Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.

5.      Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.

6.      Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.

7.      Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

.

3.      Jenis-jenistata ruang kantor

Ada 4 macam tata ruang kantor yang sering digunakan di kantor yaitu:

Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)

A.        Pedoman letak

Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan. Pengaturan perabor kantor, alat-alat, dan mesin kantor hendaknya tepat dalam mengambil tempat yang berhubungan dengan prosedur kerja dan penggunakan perlengkapan kantor yang tersedia. Sedangkan pengaturan tempat kerja atau ruangan harus disesuaikan dengan suasana kerja, segi pengawasan, dan human relation antar pegawai maupun dengan piimpinan kantor.

Namun di Sekolah Dasar Laboratorium Universitas Negeri Malang (UM) tidak menggunakan tata cara penyusunan tata letak ruang kantor, hal tersebut terjadi  karena kedala yang dihadapi oleh sekolah yaitu tentang kurangnya lahan sekolah untuk membangun ruangan yang dibutuhkan oleh sekolah ini. Seharusnya pedoman tata ruang kantor yang benar dalam penyusunan ruangan di sekolah yaitu harus berdekatan antara ruang kepala sekolah, ruang TU, dan ruang guru, hal tersebut dapat menunjang proses aktifitas kantor yang akan dilakukan. Untuk pengaturan tata ruang tata usaha di sekolah ini belum memenuhi syarat atau standar yang telah ditentukan, hal tersebut dapat tejadi karena kurangnya ruangan yang direalisasikan dari UM.

Dengan pengaturan tata ruang tata usaha yang belum benar maka akan terjadi kerancuan dalam melakukan aktifitas kantor, sebagai contoh dampak yang akan terjadi jika tidak ditata sesuai dengan pedoman tata letak yaitu kalau ada rapat yang akan diselenggarakan di sekolah ini maka tidak disampaikan secara lisan namun disampaikan dari mulut ke mulut, selanjutnya pegawai maupun staf sekolah tidak akan semua dapat mengikuti rapat tersebut karena ada beberapa guru bidang studi yang sudah meninggalkan sekolah karena jam mengajar mereka telah habis.

Sebagai langkah awal dalam merencanakan ruang kantor adalah perlu diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya dan memperhatikan sifat pekerjaan. Hal itu perlu dilakukan dalam menetukan letak dan susunan yang tepat bagi satuan tersebut. Beberapa pedoman yang harus diperhatikan dalam menetukan letak, yakni:

·         Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya khusus melayani publik hendaknya diletakkan di tempat yang mudah didatangi oleh publik. Namun di sekolah ini ruang tata usahanya agak jauh dari jangkauan publik. Seharusnya ruang tata usaha letaknya lebih dekat dan mudah diakses oleh publik.

·         Satuan-satuan pekerjaan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Namun ruangan yang memeliki satuan kerja yang erat tidak sesuai dengan pedoman yang ditentukan, karena ruangannya terpisah, seharusnya ruangan tersebut jadi satu sehingga dapat memudahkan koordinasi antar pegawai-pegawai lainnya.

·         Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat di tengah sehingga satuan-satuan  lainnya dapat mudah menghubungi. Di sekolah ini sudah memenuhi pedoman yang telah ditetapkan.

·         Satuan kerja yang bersifat gaduh hendaknya dijauhkan dari satuan lain. Di sekolah ini sudah memenuhi pedoman yang telah ditetapkan.

B.     ASAS TATA RUANG KANTOR

1.      Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya. Pada SD LAB UM dapat disimpulkan, untuk letak masing-masing staf sudah baik, yakni bagian depan ditempati oleh staf bendahara yang bertugas mencatat, merekap keuangan siswa, membuat laporan keuangan siswa, membuat daftar gaji guru beserta pegawai, mengerjakan tugas lain yang diberi oleh atasan dan kepala sekolah. Staf persuratan/arsip bertugas menerima surat masuk, mengagendakan surat masuk dan keluar, mengarsipkan surat masuk dan keluar. Pada posisi tengah ditempati oleh staf urusan kesiswaan dan perlengkapan yang bertanggung jawab terhadap buku induk siswa, administrasi kesiswaan, perlengkapan dan barang sekolah. Pada posisi belakang ditempati oleh kepala tata usaha yang bertangggung jawab terhadap semua kegiatan keadministrasian sekolah dan melaporkan kegiatan keadministrasian sekolah kepada kepala sekolah. Berdasarkan acuan asas jarak terpendek dan kondisi yang ada pada SD LAB UM, kami rasa untuk koordinasi antar staf sudah cukup baik, namun ada kendala yang membuat ruang gerak yang terlalu sempit.

2.      Asas Rangkaian Kerja

Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus harus bergerak majudan bukan bergerak mundur atau menyilang. Pada SD LAB UM, rangkaian kerja yang diterapkan kurang baik, karena anatara ruang tata usaha dan ruang kepala sekolah berjauhan, sehingga komunikasi antara para staf tata usaha dengan kepala sekolah kurang efktif.

3.      Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Di sekolah ini tidak ada ruangan yang tidak memiliki fungsi, karena sekolah ini kekurangan ruangan maka semua ruangan yang telah ditetapkan fungsinya telah terpakai. Hendaknya di sekolah ini memiliki cukup ruang untuk akftifitas kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.

4.      Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen. Namun di sekolah ini bersifat permanen, penyusunan tata ruang tata usaha tidak pernah dirubah penyusunannya, hal tersebut terjadi karena kurangnya ruangan yang ada di sekolah ini. 

C.    JENIS TATA RUANG

Jenis tata ruang yang digunakan di SD LAB UM adalah jenis tata ruang terbuka, yang didalamnya terdapat beberapa seksi/bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat, dikarenakan luas kantor yang terbatas jenis tata ruang terbuka cocok digunakan pada ruangan yang lahanya terbatas dan cukup dibatasi dengan perabot kantor (almari, meja kerja), tetapi pada tata ruang terbuka yang dimiliki oleh SD LAB UM juga memiliki kekurangan yakni kebisingan umum disebabkan pergerakan umum atau gangguan tamu.

Peran Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah

ü  Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan

ü  Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan di sekolah.

ü  Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.

DAFTAR PUSTAKA

Umaedi, Dkk. 2008. Managemen Berbasis Sekolah. Jakarta: Universitas   Terbuka.

B. Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.

Burhanudin, Yusak. 2005. Administrasi Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia.

Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.

Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta.